De locatie "Utrecht" is hier ingevuld vanuit de vooronderstelling dat daar de feitelijke vestiging terecht komt. Iemand moet de beslissingen over de vergaderlocatie nemen en met name voor belangrijke vergaderingen zorgen dat de bereikbaarheid groot is.

"ten minste één vergadering per jaar" is een standaard formulering. Een grotere minimale frequentie kan desgewenst in het huishoudelijk reglement (artikel 9) vastgelegd worden.

"het verzoek" is een formele regeling om er voor te zorgen dat de macht van de voorzitter niet te groot wordt. De voorzitter kan dwars gaan liggen en vertragen maar niet voorkomen dat er vergaderd wordt.

"vier weken" is arbitrair. Dat kan ook veranderd worden in "28 dagen" of "6 weken" of zo.

"zeven dagen tevoren" komt tegemoet aan de wettelijke eis van een "redelijke voorbereidingstijd"

"aangetekende oproepingsbrieven" lijkt wat verouderd. Waar het hier om gaat is dat er -bij belangrijke meningsverschillen/onderwerpen- ook aangetoond moet kunnen worden dat alle bestuursleden een uitnodiging ontvangen hebben. Het is de vraag of een printbare convocatie die CC verzonden is per e-mail ook aan deze voorwaarde voldoet. Waarschijnlijk wel. In moderne Statuten wordt het woordje "aangetekend" soms weggelaten, waarmee het hele idee van dit artikel echter over boord gaat.

Plaats, tijd en vooral ook het onderwerp, de agendapunten, moeten op de convocatie staat. Dit om te voorkomen dat een argeloos bestuurslid overrompeld kan worden met zwaarwegende onderwerpen die voorbereidingstijd vergen.

"alle in functie zijnde bestuursleden aanwezig". Deze formulering voorkomt dat er overbodig formalisme ontstaat. De formaliteiten dienen als uitweg uit crisissituaties. Zolang alles z'n gangetje gaat kunnen de bestuursleden elkaar ook aan de bar tegen komen en -mits voltallig- onder het genot van een glas wijn rechtsgeldige besluiten nemen.

"geleid door de voorzitter" is een historische formulering die steeds minder relevant wordt. Traditioneel richt iedereen het woord tot de voorzitter ter voorkoming van chaotische vergaderingen met "onderonsjes" die de effectiviteit van groepsbesprekingen ondermijnen. Hoe groter de vergaderingen, hoe relevanter deze afspraak. Er is echter geen bezwaar om de rol van voorzitter te laten rouleren. Zoiets kan ook in het huishoudelijk reglement (artikel 9) geregeld worden.

Soms wordt hier nog aan toegevoegd: "Tot dat ogenblik wordt het voorzitterschap waargenomen door het in leeftijd oudste ter vergadering aanwezige bestuurslid." Met "oudste" wordt eigenlijk "de meest ervarene" bedoeld. Maar aangezien de meest ervarene welhaast vanzelfsprekend zo'n rol op zich zal nemen lijkt de hele toevoeging overbodig; zeker bij een klein bestuur.

"vastgesteld en getekend"  betekent: "Iedereen eens met dit verslag? Dan hier even tekenen a.u.b.." De reden van dit nogal formeel aandoende gedoe is dat hierdoor de verantwoordelijk van de secretaris, maar meer nog de verantwoordelijkheid van de penningmeester, verdeeld wordt over het gehele bestuur. Dit houdt dus zowel een erkenning in dat de betreffende goed werk heeft gedaan als dat ervoor gezorgd wordt dat er achteraf geen gezeik meer mogelijk is over "hoe het nu eigenlijk zat". Ook hier geldt: gaat alles z'n gangetje dan lijkt dit flauwekul. Komt er bonje, dan is het voor de bestuursleden bijzonder prettig om zwart op wit te hebben dat ze niet hebben lopen knoeien maar door het hele bestuur gewaardeerd bezig geweest zijn. Dat voorkomt veel persoonlijke risico's voor met name de penningmeester. 

"aanwezigheid" is belangrijk om te voorkomen dat er belangrijke vergaderingen gepland kunnen worden door de voorzitter op tijdstippen waarop andere bestuursleden niet aanwezig kunnen zijn. Het voorkomt ook dat er besluiten genomen kunnen worden die niet voldoende draagvlak hebben.

Vertegenwoordiging d.m.v. "volmacht" is bij een klein bestuur sowieso een zelden voorkomende kwestie. De beperking van "maximaal één volmacht" voorkomt dat iemand misbruik kan gaan maken van de gemakzucht of ongelukkige omstandigheden van medebestuursleden.

"ook buiten vergadering" besluiten kunnen nemen komt ongeveer overeen met het hierboven besproken "alle in functie zijnde bestuursleden aanwezig". In dit geval mag er dus ook een bestuurslid ontbreken, maar die moet dan wel aantoonbaar in de gelegenheid geweest zijn om een mening te geven.

"één stem" is een formaliteit. Er zijn echter ook andere keuzes mogelijk zoals "de voorzitter beslist wanneer de stemmen staken", of  "de bestuursleden krijgen stemmen in overeenstemming met het aantal belanghebbenden dat ze vertegenwoordigen." Het verdient aanbeveling om dit soort tijdsgevoelige "nuanceringen" desgewenst in het huishoudelijk reglement vast te leggen.

"ongetekende, gesloten briefjes" betekent dus "anoniem".  Een goede traditie die repressie voorkomt en eerlijkheid bevordert.

 

Wat hier niet opgenomen werd is een bepaling over het al of niet dan wel beperkt openbaar zijn van bestuursvergaderingen. Zoiets kan in het huishoudelijk reglement geregeld worden. Een gangbare formulering luidt: "Toegang tot de vergadering hebben de bestuursleden alsmede zij die door de ter vergadering aanwezige bestuursleden worden toegelaten." Maar zo'n vage formulering kun je m.i. net zo goed achterwege laten.

Wat hier ook niet opgenomen is zijn bepalingen over wat er moet gebeuren wanneer de stemmen staken. Gedacht kan worden aan: "dan beslist de voorzitter" of "dan is het voorstel verworpen". Maar aangezien er vrijwel nooit gestemd zal worden in een kleine bestuur en vrijwel alle beslissingen unaniem genomen (moeten) worden lijkt dit een overbodige of zelfs misleidende toevoeging aan de statuten.   

Het steekwoord "leefgemeenschap" geeft ongeveer aan hoe het er in de stichting aan toe gaat; hoe de bestuursleden met elkaar om gaan. Het plaatje van de "ark" geeft aan dat hier ook allerlei hulpkrachten bij betrokken kunnen worden, maar de boot (//'het huwelijksbootje') geeft aan dat het volledig over interne samenwerkingsaangelegenheden gaat.

terug naar 4

map pijltje