"Boekjaar" is uiteraard de periode van een jaar waarover de boekhouding bijgehouden wordt.  Met "kalenderjaar" wordt de Westerse jaartelling bedoeld die van 1 januari tot eind december loopt. (Er bestaan talloze andere tijdrekeningen, niet alleen met andere aanvangsdata maar ook met totaal andere grondslagen zoals de maanfasekalenders waarbij een jaar ca. 355 dagen duurt.)

"de boeken"  refereert naar de boekhouding waarin verslag gedaan wordt van de inkomsten en uitgaven. Aangezien de stichting niet of nauwelijks belastingplichtig is (de belasting over schenkingen en erflatingen uitgezonderd), heeft ze nauwelijks wettelijke verplichtingen om een professionele boekhouding bij te houden. Toch stelt de wet (ook de belastingwet), dat iedere organisatie op zijn minst een duidelijk overzicht moet kunnen tonen waaruit de actuele financiële situatie blijkt en waaruit afgeleid kan worden wat de inkomsten en uitgaven waren. Verzoeken om de boekhouding te tonen kunnen ook niet geweigerd worden. Deze algemene plicht om de boekhouding bij te houden is echter eerder een zegen dan een last voor de stichting. Het verplicht haar namelijk om zelfkritisch te zijn. En het biedt de jaarlijkse gelegenheid om na te gaan of alles nog wel loopt zoals het moet lopen. Na zo'n jaarlijkse bespreking weet iedereen weer hoe het er voor staat en dat voorkomt dat er zich schulden opstapelen of boekhoudkundige chaos ontstaat die verregaande gevolgen zou kunnen hebben voor de individuele bestuursleden. Zolang ze hun verplichtingen gewetensgetrouw nakomen lopen ze geen persoonlijke risico's maar bij wanbeheer kunnen de bestuursleden ieder voor zich verantwoordelijk gesteld worden voor de schade die door het bestuur als collectief is veroorzaakt.

Soms wordt deze bepaling ook in de statuten opgenomen:

"Het bestuur is verplicht van de vermogenstoestand van de stichting en van alles betreffende de werkzaamheden van de stichting naar de eisen die voortvloeien uit deze werkzaamheden op zodanige wijze een administratie te voeren en de daartoe behorende boeken, bescheiden en andere gegevensdragers op zodanige wijze te bewaren, dat te allen tijde de rechten en verplichtingen van de stichting kunnen worden gekend." 

Maar wat mij betreft is dit wat te "gezwollen" voor een vrijwilligersorganisatie. Dat zou een professionele boekhouder vergen.

"vaststellen" (//consolideren) verwijst naar het controleren van de boekhouding en vervolgens verklaren dat de boekhouder goed werk verricht heeft. Soms kan er een aanvullende opdracht aan de penningmeester gegeven worden alvorens het bestuur genoegen neemt met de gepresenteerde cijfers. 

Tegen de tijd dat er grotere bedragen aan de orde komen, met ingewikkelde boekhoudkundige kwesties, kan het bestuur een accountant te hulp roepen alvorens tot vaststelling over te gaan. In sommige stichtingsstatuten wordt dit expliciet als mogelijkheid opgenomen maar het lijkt mij eerder relevant voor een ziekenhuis of zo.

Het steekwoord "verdediging" geeft de essentie van dit artikel wel aardig weer. Dit is het terrein waar het bestuur haar best doet uit handen van de fiscus en andere overmachtige organisaties en instanties te blijven, maar op de daarvoor beschikbare mogelijkheden zal ik nu niet in gaan ;-)